Ein Familienarchiv kann heutzutage aus vielerlei Informationsträgern bestehen. Zu Althergebrachtem wie Pergament und Papier, kamen in den letzten hundert Jahren auch Dinge wie optisches Filmmaterial, Schellack- und Vinylschallplatten, Magnetbänder und viele Speichermedien mit digitalen Informationen hinzu.

Drei Faktoren stehen dabei der Haltbarkeit und somit einer sicheren Langzeitarchivierung im Wege:

1. Der zeitlich bedingte Materialverfall
2. Die Veralterung von Datenformaten
3. Die Verfügbarkeit von Lesegeräten

Der zeitlich bedingte Materialverfall trifft die Informationsträger unterschiedlich schnell. Während Pergament und säurefreies Papier mehrere 100 Jahre überdauern kann, zeigt sich bei säurehaltigem Papier (insbesondere Druckwerke des 19. und frühen 20. Jahrhunderts) bereits nach 70 bis 100 Jahren deutliche Zerfallserscheinungen. Aber auch Tintenfraß, der durch unausgewogene Eisengallustinten-Mischungen entsteht, kann zum vorzeitigen Materialverfall führen. Eine ähnliche Haltbarkeit trifft analog dazu auf Papierfotos zu, wobei Farbfotos bereits nach 30 Jahren verblassen oder farbstichtig werden können.

Fotochemisches Filmmaterial auf Zelluloid-Basis (Cellulosenitrat), wie es häufig noch bis Anfang bis Mitte der 1950er Jahre verwandt wurde, sollte aufgrund der Gefahr der Selbstentzündung nicht mehr ins Archiv wandern, sondern direkt (restauriert und) digitalisiert werden. Anders sieht es mit Filmmaterial aus Cellulosetriacetat aus. Dieses hält rund 50 Jahre. Noch besser sieht es mit jüngerem Filmmaterial auf PET-Basis aus. Farbfilme haben eine vermutete Haltbarkeit von 150 Jahren, Schwarz-Weiß-Filme sogar von bis zu 700 Jahren.

Deutlich kürzere Haltbarkeiten haben dagegen neuere Informationsträger. Magnetbänder, CDs, DVDs, BDs, Festplatten, USB-Sticks – die Lesbarkeit schwankt hier meist zwischen 5 und 30 Jahren. Selbstgebrannte Scheiben und Festplatten im laufenden Betrieb halten nicht so lange wie Archivfestplatten oder gepreßte Scheiben. Auch hier sollten die Medien also regelmäßig auf Funktion geprüft werden.

Die Veralterung von Datenformaten kann mit der Zeit ebenfalls zum Problem werden. Beispielsweise kommt es heutzutage bereits oftmals zu Problemen, wenn man MS-Office-Dateien aus Windows-95-Zeiten öffnen möchte. Noch schwieriger wird es zukünftig bei „exotischen“ Dateiformaten aussehen. Niemand kann garantieren, daß diese auch in zwanzig oder dreißig Jahren lesbar sind. Als relativ langlebig werden dagegen offene, lizenzfreie Formate betrachtet, die weit verbreitet sind. Für Bilddateien wäre die z. B. das TIF-Format, für Dokumente der PDF/A-Standard.

Mit der Verfügbarkeit von Lesegeräten verhält es sich ähnlich. Die US-Weltraumbehörde NASA kann bspw. nicht mehr auf Magnetbänder mit Daten der Mars-Sonden Pioneer und Viking zugreifen, weil es die entsprechenden Bandlaufwerke nicht mehr gibt. Vergleichbares ist bei Archivdaten der ehemaligen DDR aufgetreten. Ein Problem, das Hersteller von z. B. speziellen Archiv-Scheiben wie der M-Disc, der GlassMasterDisc oder CDs mit 24k-Gold-Reflexionsschicht unter den Tisch fallen lassen. Selbst wenn diese Medien jahrhunderte überdauern sollten, sind diese dann höchstwahrscheinlich nicht mehr auslesbar, weil die dazu notwendige Lese-Hardware fehlt.

Doch was können wir nun daraus auf unser Privat- oder Firmenarchiv ableiten? Hier sieben Tips:

1. Lege das Archiv so an, daß das Archivgut unter den jeweils optimalen Bedingungen gelagert wird.

2. Ordnung und Übersichtlichkeit sind im Archiv ein Muß. Des weiteren sollte ein auch für Außenstehende verständliches Ordnungssystem gewählt werden. Ein zentrales Verzeichnis, wo was zu finden ist, ist hierbei hilfreich.

3. Kontrolliere das Archivgut und die Medien jährlich auf ihren Zustand und die Lesbarkeit.

4. Verwende möglichst offene und standardisierte Dateiformate.

5. Verwende keine CDs oder DVDs zur digitalen Archivierung, sondern lieber Festplatten.

6. Sichere die Originale immer mit mindestens zwei Kopien, die dem Original in der Abbildungsqualität nahezu gleichkommen (also keine unscharfen SW-Kopien von Farboriginalen) – also eine dreifache Archivausführung.

7. Bewahre die Archivkopien örtlich getrennt voneinander auf – z. B. auch bei Verwandten in einer anderen Stadt.

Wer auf Nummer sicher gehen will, archiviert seine Bilder und Dokumente außerdem auf Farbmikrofilm. Mit einer unabhängigen wissenschaftlich untersuchten Haltbarkeit von über 500 Jahren ist der Ilfochrome Micrographic von Ilford die perfekte Lösung. Ausgangsmaterial sind dabei immer digitale Daten – TIF- und PDF/A-Dateien – die mithilfe eines speziellen Lasers (ArchiveLaser®), der vom Fraunhofer Institut entwickelt wurde, auf dem Archivfilm ausbelichtet werden. Im Gegensatz zur älteren Verfahren und Materialien ist der Film äußerst farbgetreu und farbstabil. Seit einigen Jahren werden so bspw. die wichtigsten Dokumente und Bilder im Barbarastollen bei Freiburg archiviert – als zentraler Bergungsort der Bundesrepubilk Deutschland mit der höchsten Schutzstufe nach der „Haager Konvention zum Schutz von Kulturgut bei bewaffneten Konflikten“ – gelagert in rostfreien Edelstahlbehältern. Diese Vorgehensweise – eine Kombination aus digital und analog – ist mittlerweile auch in großen Staatsarchiven auf dem Vormarsch. Digital zum Arbeiten (anstatt des umständlichen alten SW-Mikrofilms) und analog zum (Langzeit-)Archivieren.